オープンロジに荷物を送るときは、先に入荷依頼で商品・数量・入荷予定日・検品タイプを登録し、商材や加工の対応条件を確認してから提携倉庫へ発送します。倉庫に到着しただけでは出荷できず、検品と格納が完了して配送可能在庫になってから、購入者や取引先への出荷を依頼します。
この記事では、倉庫へ商品を送る「入荷」と、倉庫から顧客へ商品を送る「出荷」を分けて、準備から在庫管理、返品対応までの流れを説明します。
オープンロジに「荷物を送る」とは、倉庫への入荷を依頼すること
自社や仕入先からオープンロジの提携倉庫へ商品を送る工程は「入荷」です。一方、入庫済みの商品を購入者や取引先へ発送する工程は「出荷」と呼ばれます。
この2つは別の依頼です。入荷では商品を倉庫の在庫に加えるための検品や格納を行い、出荷では注文内容に応じて商品をピッキングし、梱包して配送します。したがって、倉庫へ荷物が届いた時点で、すぐに販売や発送が始まるわけではありません。
販売開始日が決まっている場合は、倉庫への到着日ではなく、検品・格納が終わって出荷可能になる日から逆算して発送計画を立てます。
荷物を発送する前に、入荷依頼と商材条件をそろえる
荷物を先に発送すると、商品情報の不足や対応できない商材の判明によって、入庫が止まる可能性があります。まず商品マスタと入荷条件を整え、倉庫側で処理できる状態にしてから発送します。
入荷依頼で登録する情報
入荷依頼では、主に次の内容を登録します。
- 入荷する商品
- 入荷数量
- 入荷予定日
- 検品タイプ
商品はSKU単位で特定できるようにします。SKUとは、色やサイズなどの違いを分けて管理する商品単位です。たとえば同じTシャツでも、色やサイズが異なる場合は別の商品として登録します。
数量や商品情報が実際の荷物と一致しないと、検品や入庫処理に時間がかかることがあります。入荷予定日は、倉庫に到着させたい日として登録するもので、販売開始日や出荷可能日そのものではありません。
商品情報の登録や入荷依頼の作成には、ユーザーポータルを使います。機能一覧では、CSVによる商品情報の一括登録にも対応すると案内されています。具体的な利用範囲は、契約するサービスやアカウントの条件を確認してください。()
温度帯・期限・サイズ・加工がある商品は先に対応可否を確認する
通常倉庫へ送る前に、商品の保管や検品に特別な条件がないかを整理します。特に、次のような商品は、通常の常温商品と同じ扱いにできない場合があります。
- 定温・冷蔵・冷凍での保管が必要な商品
- 賞味期限や消費期限、製造年月日の管理が必要な商品
- 大型品や規定サイズを超える商品
- 壊れやすい商品や外装破損の影響が大きい商品
- 危険物など取扱制限の対象になり得る商品
温度帯管理や期限管理は条件付きで対応されるものとして案内されており、専用倉庫などの事前調整が必要です。通常倉庫が常温前提であれば、冷蔵品や冷凍品をそのまま送ってよいとは限りません。温度帯、期限、必要なラベルや加工内容を、見積もり前に伝えて対応倉庫を確認します。
個別商品の受け入れ可否や必要な資格、サイズ制限は商品ごとに異なります。対応できると判断してから発送し、確認が終わっていない商品を先に送らないようにします。
OPP袋入れや緩衝材梱包は入荷時加工として依頼する
入荷時にOPP袋へ入れたり、プチプチなどの緩衝材で包んだりする加工は、入荷時加工として依頼できます。販売時の見た目や破損防止に関わる作業を倉庫へ任せたい場合は、通常の入荷依頼とは別に、必要な加工内容を整理します。
ただし、通常の検品に開封検品や動作確認が含まれるとは限りません。袋入れ、梱包、ラベル貼付、動作確認などを同じ作業だと考えず、それぞれの要否を伝える必要があります。対象倉庫、依頼方法、追加費用、加工に必要な日数は、利用するサービスと倉庫の条件を確認してください。
提携倉庫へ荷物を発送するときは、所定の受け渡し方法を守る
提携倉庫へ入荷商品を送る際は、置き配ではなく、対面で受け渡す配送方法を指定するのが安全です。
オープンロジが2020年10月14日に公開した案内では、提携倉庫の入口など、決められた場所以外に置き配されるケースについて注意を促しています。所定の作業場所へ届かないと、荷物の入庫が遅れたり、紛失・破損につながったりする可能性があります。また、この案内では、置き配で届いた荷物のトラブルについて責任を負いかねると説明されています。()
この案内は2020年公開のため、現在の契約条件や倉庫ごとの受け渡し方法、置き配時の責任範囲まで一律に示すものではありません。発送前に、入荷先の倉庫で対面受け渡しが必要か、配送会社へどのように指定するかを確認してください。高額品や壊れやすい商品は、配送事故時の補償条件も併せて確認します。
着荷から検品完了、出荷可能在庫になるまでの目安
倉庫への着荷、検品、格納、出荷可能化は別の段階です。入荷処理は通常、着荷日を除いて1〜2営業日が目安とされています。土曜日は入荷処理を行わず、大量入荷や商品を識別できない状態では、さらに時間がかかる場合があります。
出荷できるのは、検品だけでなく、商品の保管場所への格納まで完了した後です。そのため、配送会社の配達完了日を販売開始日として扱うと、実際の受注開始に間に合わない可能性があります。発売日やキャンペーン開始日がある場合は、通常の処理日数に加えて、休日や数量の多さ、識別不備を考慮して到着日を設定します。
入荷状況で確認する段階
ユーザーポータルでは、入荷状況を「入荷待ち」「検品中」「検品完了」などのステータスで確認できます。販売や出荷を開始する判断は、検品完了だけでなく、配送可能在庫になっていることを確認して行います。
着荷の確認と検品完了は同じ意味ではありません。着荷は倉庫に荷物が届いた段階、検品完了は商品や数量などの確認が終わった段階です。
2021年6月10日の発表では、提携倉庫が着荷登録を行うことで、検品前にポータル画面から到着を確認できる機能が案内されています。ただし、一部倉庫は対象外とされていました。現在の対象倉庫、対象サービス、表示や通知の仕様まで同じとは限らないため、契約時に利用可否を確認してください。()
入庫後は配送可能在庫、例外在庫、補充時期を管理する
商品を預けた後も、荷主側では「倉庫にある総数」ではなく、実際に出荷できる数量を基準に販売計画を立てます。検品中の商品や不良品が含まれていると、総在庫があっても注文に使えないことがあるためです。
在庫数と入出荷履歴を確認する
ユーザーポータルでは、配送可能在庫数や商品の入出荷履歴を確認できます。入荷後の数量だけでなく、出荷依頼中の数量や、すでに出荷された履歴も確認しながら、追加補充の時期を判断します。
複数の販売先を運営している場合は、各販売チャネルの販売予定数と配送可能在庫を照合します。在庫連携の間隔や対象サービスによっては、販売画面の在庫と倉庫在庫が常に同時に変わるとは限らないため、欠品しやすい商品は余裕を持って補充します。
不明品・不良品と補充アラートをどう扱うか
倉庫で商品を特定できなかった場合や、汚損・破損が見つかった場合は、通常在庫ではなく不明・不良商品として管理されます。これらを配送可能在庫に含めて販売数を見積もらず、商品情報や状態を確認したうえで、再入庫や返品などの対応を判断します。
また、配送可能在庫が設定した数量以下になると、補充アラートのメールを受け取る設定も可能です。販売に必要な最低数量をあらかじめ設定しておけば、在庫が少なくなった段階で追加納品を検討できます。通知を設定しても仕入れや製造に必要な期間は短縮されないため、リードタイムの長い商品は、通知水準を高めに設定します。
入庫済みの商品を購入者・取引先へ発送する方法
倉庫から顧客や取引先へ送るときは、入荷依頼ではなく出荷依頼を作成します。出荷可能在庫を確認したうえで、配送先、商品、数量、出荷希望日などを指定して、倉庫からの発送を委託します。
ECサイトとの連携、CSV、API、手動登録など、出荷依頼の作成方法は利用環境によって異なります。自動連携を使う場合でも、注文変更やキャンセルが倉庫の作業開始前に反映できるかを確認しておく必要があります。
出荷依頼と出荷オプションで指定できること
出荷依頼では、商品の発送に加えて、ギフトラッピング、同梱物、明細書の印字や金額表示などのオプションを指定できます。購入者へ金額を見せない、販促チラシを入れる、贈り主情報を表示するなど、販売形態に合わせた設定が可能です。
ただし、オプションはすべての倉庫やサービスで同じように使えるとは限りません。ラッピングのサイズ制限、同梱作業の追加費用、明細書の仕様などを、見積もり時に確認します。通常のピッキングや梱包に含まれる作業と、追加で依頼する作業を分けて考えることが大切です。
出荷後の進捗と返品は通常の入荷と分けて扱う
出荷後は、画面上で出荷状況や出荷実績を確認できます。未配達のまま配送先での保管期限を過ぎた荷物は、画面から返品処理を行える案内があります。
一方、購入者が受け取った商品を返品し、倉庫へ戻すケースは、最初の入荷と同じ扱いではありません。返品商品は新たな入荷として受け入れる運用になるため、返品理由、商品の状態、再販売の可否を確認できるルールを別に用意します。返品された商品を自動的に販売可能在庫へ戻せるとは限らず、汚損や破損がある場合は不良在庫として分けて管理します。
見積もり・契約前に確認する条件
オープンロジでは、商品を送ればすべて同じ条件で受け入れられ、到着直後に出荷できるわけではありません。商材、利用サービス、倉庫、必要な加工、出荷条件を具体的に伝えて、実際の運用に合うかを確認します。
見積もりでは、配送料だけでなく次の費用と条件を比較します。
- 入荷時の検品や加工にかかる費用
- 保管料と保管期間、SKU数や保管量による条件
- ピッキング、梱包、同梱、ラッピングなどの出荷作業費
- 返品や不明・不良品を扱う費用
- 標準資材以外の梱包や、特別なラベル貼付の費用
- 配送先、サイズ、配送方法、希望日による送料の違い
また、「オープンロジ」と「FulfillX」では仕様が併記されているため、同じ機能が同じ条件で使えるとは限りません。利用するサービス名、提携倉庫、温度帯や期限管理などの機能開放の有無を確認します。
当日出荷を前提にする場合は、通常の国内出荷で営業日12時30分までに「取込待ち」となった依頼が当日出荷の対象と案内されていること、日曜・祝日は出荷休業であることを確認します。海外発送やAmazon FBA納品は別の条件になるため、通常の国内出荷と同じ締切で考えないようにします。
出荷作業が始まった後は、注文内容の変更や取消が制限され、追加費用が発生する場合があります。予約販売や受注変更が多い事業者は、出荷依頼が倉庫作業へ移る時点、変更・取消が可能な締切、キャンセル時の費用を契約前に確認しておきます。
まとめ
オープンロジに荷物を送るときは、まず入荷依頼で商品・数量・入荷予定日・検品タイプを登録し、温度帯、期限、サイズ、加工などの条件を確認してから提携倉庫へ発送します。配送は置き配を避け、倉庫で適切に受け渡せる方法を指定することが重要です。
荷物の到着後は、通常、着荷日を除いて1〜2営業日を目安に検品・格納が行われ、出荷可能在庫になります。大量入荷や識別不備、休日によって処理が延びることがあるため、販売開始日から逆算して準備します。入庫後は配送可能在庫、入出荷履歴、不明・不良品、補充アラートを管理し、購入者や取引先への発送は別途出荷依頼で行います。
温度管理、期限管理、入荷時加工、ギフト対応、当日出荷、返品は、利用サービスや倉庫、契約条件によって対応が変わります。配送料だけで判断せず、自社商品の条件と必要な作業を具体的に伝え、入荷から出荷・返品までの運用と総費用を確認してから委託を始めましょう。